Wytyczne NARA dotyczące zarządzania zasobami sieciowymi instytucji federalnych

W styczniu 2005 roku National Archives and Records Administration (NARA) opublikowało wytyczne dla instytucji federalnych w USA dotyczące zarządzania zasobami sieciowymi. Omówiono w nich m.in. kwestie wykorzystania tego rodzaju materiałów oraz późniejszego ich zabezpieczenia (np. w postaci tzw. zrzutów – ang. snapshots). Wskazówki prezentują archiwistyczne podejście do problemu i zostały podzielone na trzy części:

  1. Ogólne tło, obowiązki i wymagania.
  2. Zarządzanie zasobami sieciowymi.
  3. Planowanie zachowania zasobów sieciowych.

W pierwszym rozdziale przedstawiono funkcje, jakie może pełnić witryna internetowa agencji rządowej, wraz z częstotliwością zmian z nich wynikającymi, a także kwestię odpowiedzialności za jej prowadzenie. NARA proponuje powołanie zespołu do wykonywania tego zadania, który zajmowałby się wytyczaniem procedur związanych z prowadzeniem portalu internetowego urzędu, nadzorem nad ogólnym wyglądem strony oraz akceptowaniem zamieszczanych treści. Wyjaśniono, czym są materiały związane z witryną oraz wymieniono te, którymi należy efektywnie zarządzać, aby utrzymać ich wiarygodność oraz udokumentować działalność instytucji.

Druga część wytycznych została poświęcona administrowaniu zasobami sieciowymi w celu zapewnieniu im wiarygodności, a więc rzetelności, autentyczności, integralności oraz użyteczności. W tym celu należy zwracać uwagę na ich zawartość, kontekst oraz strukturę. Poruszona została także kwestia zarządzania ryzykiem, w tym zachowywania i zabezpieczania tych materiałów. Zaleca się wykonywanie zrzutów oraz uzupełniających je schematów witryn (site maps), a jednym z możliwych rozwiązań jest zastosowanie robotów archiwizujących.

Ostatni rozdział dotyczy opracowania i rozwijania harmonogramu, który wyznaczałby okres przechowywania zasobów związanych z portalem WWW urzędu. NARA nie wskazuje sztywnych zasad jego przygotowania i przedstawia dwa możliwe jego wersje. Pierwszą z nich jest potraktowanie witryny i dotyczącej jej dokumentacji jako całości, drugą zaś podzielenie tych zasobów na poszczególne grupy.

Treść dostępna na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa-Na tych samych warunkach 4.0 Blog naukowy, publikacje i materiały edukacyjne pracowni powstają w ramach projektu Upowszechnianie wiedzy o archiwizacji Webu i metodach korzystania z historycznych zasobów WWW w instytucjach publicznych i sektorze NGO, prowadzonego przez Stowarzyszenie EBIB i finansowanego przez MNISW w programie Działalność Upowszechniająca Naukę (DUN).